¿Cómo consigues que varias personas firmen un mismo PDF?

¿Cuál es la diferencia entre firmar en secuencia y firmar en paralelo?

Firmar en secuencia pasa un mismo archivo a cada firmante por turnos, mientras que firmar en paralelo manda a todos su propia copia a la vez.

• En secuencia: el segundo firmante solo recibe el archivo cuando el primero termina, así que el archivo siempre lleva todas las firmas hechas hasta ese momento.
• En paralelo: cada uno firma su propia copia a la vez, lo que es más rápido, pero luego alguien tiene que juntar las firmas en un único archivo final.
• Las plataformas de firma de pago ofrecen una mezcla de las dos, según las propias páginas de ayuda de Adobe Acrobat Sign, agrupando a algunos firmantes y poniendo a otros en orden.
• Una herramienta gratis como Firmar PDF no reparte el archivo por ti. Tú eliges entre secuencia o paralelo, y te encargas de enviarlo.

¿Cómo preparo un PDF para que varias personas firmen cada una su parte?

Deja a cada firmante un lugar con su propia etiqueta antes de que nadie firme, para que el archivo quede claro en cada ronda.

• Abre el documento en Formularios PDF y añade una casilla de texto o una línea para el nombre, la fecha y la firma de cada persona, con etiquetas como «Firmante 1», «Firmante 2» y así.
• Si el documento no tiene espacio libre, añade al final una página corta de firmas con una fila por persona, en vez de apretar las marcas en las páginas principales.
• Guarda esta versión como copia maestra antes de enviarla a nadie, para tener siempre un archivo limpio y sin firmar con el que volver a empezar si algo sale mal.

¿Cómo añade cada firmante su firma de verdad?

Cada persona abre el mismo PDF en Firmar PDF y añade su propia firma de la misma forma, y después pasa el archivo.

• Abre Firmar PDF, pulsa en Abrir firma, y crea una firma escribiendo un nombre, dibujándola, o subiendo una foto de una firma hecha en papel.
• Pulsa en el lugar con la etiqueta para esa persona, arrástralo si hace falta, y guarda el archivo.
• Cambia el nombre de la copia guardada para que se vea quién firmó, por ejemplo «contrato-firmado-maria.pdf», y envíasela a la siguiente persona de la lista.
• Para firmar en paralelo, envía en su lugar la copia maestra sin firmar a todos a la vez, y recoge cada copia firmada antes de decidir cómo juntarlas.

¿Es válido legalmente un PDF con firmas de varias personas?

Sí, en Estados Unidos y en la Unión Europea, una firma escrita a mano o a máquina de más de una persona en un PDF es válida para la mayoría de contratos del día a día.

• La ESIGN Act de Estados Unidos, vigente desde 2000 y recogida en el código 15 U.S.C., sección 7001(a), dice que a una firma o un contrato no se le puede negar efecto legal solo por ser electrónico.
• El reglamento eIDAS de la Unión Europea, 910/2014, dice lo mismo en su artículo 25: a una firma electrónica no se le puede negar valor como prueba solo por ser electrónica.
• Lo que no cambia con más firmantes: una firma dibujada o escrita a máquina muestra quién firmó, pero no lo demuestra con criptografía. Los testamentos, las escrituras y algunos documentos judiciales suelen pedir algo más.
• Para una explicación más completa de qué cuenta como válido, mira ¿Es jurídicamente válida una firma en PDF?.

¿Cómo evito que un PDF con varios firmantes se vuelva un lío?

Lleva el control de cada ronda por el nombre del archivo, y bloquea el archivo final cuando ya estén todas las firmas.

• Pon en el nombre de cada copia la ronda y el firmante, para ver de un vistazo quién falta por firmar.
• Abre cada copia que te devuelvan y revisa los lugares con etiqueta antes de enviarla a la siguiente persona, para que una firma que falte no siga pasando por toda la cadena.
• Cuando todos hayan firmado, pasa el archivo final por Aplanar PDF. Esto funde cada firma con la propia página, para que después nadie pueda mover o borrar una sin que se note.

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Pruébalo con tu propio archivo. Las herramientas son gratis y no necesitas una cuenta.