Respuesta rápida
- PDF/A es una versión más estricta de PDF, pensada para mantener las fuentes, los colores y el diseño tal cual durante décadas, no solo hoy.
- Cada vez más tribunales y organismos lo piden, entre ellos el sistema de presentación electrónica del Tribunal Supremo de EE. UU. y los tribunales del estado de Nueva York.
- Convierte un PDF normal en PDF/A con PDF a PDF/A, que incrusta las fuentes y quita lo que el formato no permite.
- Las páginas escaneadas necesitan antes OCR PDF si quieres el nivel más estricto, PDF/A-1a, porque pide texto real que se pueda buscar.
¿Qué es PDF/A?
PDF/A es una versión cerrada del formato PDF, hecha para que un archivo se siga abriendo bien dentro de décadas. Guarda las fuentes, los colores y el diseño dentro del archivo en vez de depender de algo externo.
- Fuentes incrustadas: cada fuente que usa la página se guarda dentro del archivo, así el texto no se descoloca ni se convierte en cuadros vacíos en otro ordenador.
- Nada de enlaces externos: PDF/A no puede apuntar a fuentes, perfiles de color o archivos guardados en otro sitio. Todo lo que necesita tiene que viajar dentro del propio archivo.
- Sin contraseñas ni scripts: PDF/A prohíbe el cifrado, el audio y el vídeo incrustados y el JavaScript, porque pueden impedir que el archivo se abra bien más adelante.
- Una norma ISO: PDF/A está definido en la norma ISO 19005, así que un lector de PDF/A de hoy, o uno creado dentro de 30 años, debería abrirlo igual.
¿Por qué los tribunales y los gobiernos piden PDF/A?
Porque un PDF normal puede depender de fuentes o programas que quizá no existan más adelante, y los tribunales necesitan escritos que sigan siendo legibles durante décadas, a veces para siempre.
- El sistema de presentación electrónica del Tribunal Supremo de EE. UU. pide que los documentos se suban como archivos PDF/A, no como PDF normales.
- Los tribunales de Nueva York exigen que cada PDF presentado electrónicamente esté certificado como compatible con PDF/A antes de aceptarlo.
- Octubre de 2024: el sistema renovado de presentación de los tribunales federales de EE. UU. empezó a aplicar controles más estrictos al formato de los PDF, empujando a los usuarios hacia PDF/A.
- Junio de 2024: un plazo de los Archivos Nacionales obligó a las agencias federales a enviar sus documentos permanentes en formato electrónico, con PDF/A como una forma aceptada de entregar páginas escaneadas.
¿Qué significan PDF/A-1a y PDF/A-1b?
Son dos niveles de la misma norma. PDF/A-1a pide una estructura etiquetada y texto real que se pueda buscar, mientras que PDF/A-1b solo fija el aspecto de la página.
- PDF/A-1a: el nivel estricto. Necesita una estructura etiquetada y una capa de texto real detrás de cada palabra, para que las herramientas de búsqueda y los lectores de pantalla puedan usarlo.
- PDF/A-1b: el nivel básico. Fija para siempre el aspecto de la página, pero no exige la capa de texto, así que encaja con una página escaneada sin el paso de OCR PDF.
- Las partes posteriores de la norma, PDF/A-2 y PDF/A-3, añadieron capas y archivos adjuntos, pero la mayoría de los tribunales sigue pidiendo PDF/A-1a o PDF/A-1b.
¿Cómo convierto un PDF en PDF/A?
Pásalo por un conversor hecho para esta norma. PDF a PDF/A revisa el archivo, incrusta las fuentes y quita todo lo que PDF/A no permite.
- Partir del archivo original: si aún tienes el documento de Word, expórtalo primero con Word a PDF y después haz el paso a PDF/A. Así el formato queda más limpio que convirtiendo dos veces.
- Páginas escaneadas: pasa antes OCR PDF si necesitas el nivel más estricto, PDF/A-1a, porque exige texto real que se pueda buscar detrás de la imagen.
- Archivos bloqueados: un PDF/A no puede tener contraseña, así que quítala con Desbloquear PDF antes de intentar convertir el archivo.
¿Y si el archivo no se convierte?
Normalmente el PDF está dañado, bloqueado o usa una fuente que el conversor no puede incrustar. Arregla eso primero y vuelve a hacer el paso a PDF/A.
- Archivo dañado: si la conversión falla del todo, pasa antes Reparar PDF, porque una estructura de archivo rota bloquea la conversión a PDF/A.
- Protegido con contraseña: PDF/A no permite cifrado, así que un archivo bloqueado fallará siempre hasta que quites la contraseña con Desbloquear PDF.
- Fuentes que faltan: una fuente que el conversor no puede incrustar puede cambiarse por otra muy parecida, y eso puede mover un poco el espaciado. Revisa el resultado antes de presentarlo.
Prueba las herramientas
Pruébalo con tu propio archivo. Las herramientas son gratis y no necesitas una cuenta.
Preguntas frecuentes
¿Puedo abrir un archivo PDF/A en un lector de PDF normal?
Sí. Los archivos PDF/A se abren en los mismos lectores que cualquier otro PDF, como un navegador o Acrobat. La única diferencia es lo que se guarda dentro del archivo.
¿Convertir un PDF en PDF/A cambia su aspecto?
No. La página debería verse exactamente igual. La conversión cambia lo que el archivo guarda dentro, como las fuentes y los datos de color, no el diseño que ves.
¿PDF/A es lo mismo que un PDF aplanado?
No. Aplanar PDF une los campos de formulario y las marcas a la página para que no se puedan editar. PDF/A trata de que un archivo siga siendo legible durante décadas, no de bloquear sus campos.
¿Necesito PDF/A para mis PDF personales o del día a día?
Normalmente no. PDF/A importa sobre todo en escritos judiciales, registros oficiales y todo lo que tengas que abrir y en lo que tengas que confiar dentro de décadas. La mayoría de los PDF del día a día están bien como están.
¿Se puede convertir a PDF/A un PDF protegido con contraseña?
No directamente. PDF/A no permite cifrado, así que primero tienes que quitar la contraseña con Desbloquear PDF y después hacer la conversión a PDF/A.
Este artículo es información general sobre cómo trabajar con PDF, no asesoramiento legal ni de seguridad. Consulta lo importante con alguien cualificado. Los artículos se escriben en inglés con ayuda de IA, a partir de cómo funcionan de verdad nuestras herramientas, y después se traducen. Acerca de VelloDoc
