Kurze Antwort
- PDF/A ist eine strengere Form von PDF. Sie bewahrt Schriften, Farben und Layout genau so, wie sie sind, und zwar über Jahrzehnte, nicht nur heute.
- Immer mehr Gerichte und Behörden verlangen es, darunter das elektronische Einreichungssystem des Obersten Gerichtshofs der USA und die Gerichte des Bundesstaats New York.
- Eine normale PDF wandeln Sie mit PDF in PDF/A um. Es bettet die Schriften ein und entfernt, was das Format nicht erlaubt.
- Gescannte Seiten brauchen zuerst OCR PDF, wenn Sie die strengere Stufe PDF/A-1a wollen, denn sie verlangt echten, durchsuchbaren Text.
Was ist PDF/A?
PDF/A ist eine abgesicherte Form des PDF-Formats, damit sich eine Datei auch in Jahrzehnten noch richtig öffnet. Schriften, Farben und Layout stecken in der Datei selbst, statt von etwas außerhalb abzuhängen.
- Eingebettete Schriften: Jede Schrift, die die Seite nutzt, wird in der Datei gespeichert. So kann der Text auf einem anderen Computer nicht verrutschen oder zu leeren Kästchen werden.
- Keine Verweise nach außen: PDF/A darf nicht auf Schriften, Farbprofile oder Dateien an anderer Stelle verweisen. Alles, was die Datei braucht, muss in ihr selbst stecken.
- Keine Passwörter oder Skripte: PDF/A verbietet Verschlüsselung, eingebettetes Audio und Video sowie JavaScript, weil all das später verhindern kann, dass sich die Datei richtig öffnet.
- Eine ISO-Norm: PDF/A ist in der Norm ISO 19005 festgelegt. Ein PDF/A-Programm von heute oder eines, das in 30 Jahren entsteht, sollte die Datei also gleich öffnen.
Warum verlangen Gerichte und Behörden PDF/A?
Weil eine normale PDF von Schriften oder Software abhängen kann, die es später vielleicht nicht mehr gibt. Gerichte brauchen Eingaben, die jahrzehntelang lesbar bleiben, manchmal für immer.
- Das elektronische Einreichungssystem des Obersten Gerichtshofs der USA verlangt, dass Dokumente als PDF/A hochgeladen werden, nicht als normale PDF.
- Die Gerichte in New York verlangen, dass jede elektronisch eingereichte PDF als PDF/A-konform bestätigt ist, bevor das Gericht sie annimmt.
- Oktober 2024: Das erneuerte Einreichungssystem der US-Bundesgerichte begann, die PDF-Formatierung strenger zu prüfen, und drängte Einreichende damit zu PDF/A.
- Juni 2024: Eine Frist des US-Nationalarchivs verpflichtete Bundesbehörden, dauerhaft aufzubewahrende Unterlagen elektronisch zu übergeben. PDF/A ist dabei ein zulässiger Weg für gescannte Seiten.
Was bedeuten PDF/A-1a und PDF/A-1b?
Es sind zwei Stufen derselben Norm. PDF/A-1a verlangt eine getaggte Struktur und echten, durchsuchbaren Text, PDF/A-1b hält nur fest, wie die Seite aussieht.
- PDF/A-1a: die strenge Stufe. Sie braucht eine getaggte Struktur und eine echte Textebene hinter jedem Wort, damit Suchwerkzeuge und Bildschirmleseprogramme damit arbeiten können.
- PDF/A-1b: die Grundstufe. Sie hält das Aussehen der Seite dauerhaft fest, verzichtet aber auf die Textebene. Sie passt also zu einer gescannten Seite ohne den Schritt OCR PDF.
- Spätere Teile der Norm, PDF/A-2 und PDF/A-3, unterstützen Ebenen und angehängte Dateien, aber die meisten Gerichte verlangen weiterhin PDF/A-1a oder PDF/A-1b.
Wie wandle ich eine PDF in PDF/A um?
Mit einem Konverter, der für diese Norm gebaut ist. PDF in PDF/A prüft die Datei, bettet die Schriften ein und entfernt alles, was PDF/A nicht erlaubt.
- Vom Original ausgehen: Haben Sie das Word-Dokument noch, exportieren Sie es zuerst mit Word in PDF und machen Sie dann den PDF/A-Schritt. So bleibt die Formatierung sauberer als bei zwei Umwandlungen hintereinander.
- Gescannte Seiten: Führen Sie zuerst OCR PDF aus, wenn Sie die strengere Stufe PDF/A-1a brauchen, denn sie verlangt echten, durchsuchbaren Text hinter dem Bild.
- Gesperrte Dateien: PDF/A darf kein Passwort enthalten. Entfernen Sie es also mit PDF entsperren, bevor Sie die Datei umwandeln.
Was, wenn sich die Datei nicht umwandeln lässt?
Meist ist die PDF beschädigt, gesperrt oder nutzt eine Schrift, die der Konverter nicht einbetten kann. Beheben Sie das zuerst und starten Sie den PDF/A-Schritt dann noch einmal.
- Beschädigte Datei: Scheitert die Umwandlung komplett, führen Sie zuerst PDF reparieren aus, denn eine kaputte Dateistruktur blockiert die Umwandlung in PDF/A.
- Passwortgeschützt: PDF/A erlaubt keine Verschlüsselung. Eine gesperrte Datei scheitert also immer, bis Sie das Passwort mit PDF entsperren entfernen.
- Fehlende Schriften: Eine Schrift, die der Konverter nicht einbetten kann, wird eventuell durch eine sehr ähnliche ersetzt. Dadurch können sich Abstände leicht verschieben. Prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie es einreichen.
Werkzeuge ausprobieren
Probieren Sie es mit Ihrer eigenen Datei aus. Die Werkzeuge sind kostenlos, und Sie brauchen kein Konto.
Häufige Fragen
Kann ich eine PDF/A-Datei in einem normalen PDF-Programm öffnen?
Ja. PDF/A-Dateien öffnen sich in denselben Programmen wie jede andere PDF, etwa im Browser oder in Acrobat. Der einzige Unterschied ist, was in der Datei gespeichert ist.
Ändert die Umwandlung in PDF/A das Aussehen?
Nein. Die Seite sollte genau gleich aussehen. Die Umwandlung ändert, was die Datei in sich speichert, etwa Schriften und Farbdaten, nicht das Layout, das Sie sehen.
Ist PDF/A dasselbe wie eine geglättete PDF?
Nein. PDF glätten verschmilzt Formularfelder und Markierungen mit der Seite, damit sie sich nicht mehr bearbeiten lassen. Bei PDF/A geht es darum, eine Datei jahrzehntelang lesbar zu halten, nicht darum, ihre Felder zu sperren.
Brauche ich PDF/A für private oder alltägliche PDFs?
Meist nicht. PDF/A zählt vor allem bei Gerichtseingaben, Behördenunterlagen und allem, was Sie auch in Jahrzehnten noch öffnen und dem Sie vertrauen müssen. Die meisten alltäglichen PDFs sind so, wie sie sind, in Ordnung.
Lässt sich eine passwortgeschützte PDF in PDF/A umwandeln?
Nicht direkt. PDF/A erlaubt keine Verschlüsselung, deshalb müssen Sie das Passwort zuerst mit PDF entsperren entfernen und dann die Umwandlung in PDF/A starten.
Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information zum Arbeiten mit PDFs, keine Rechtsberatung und keine Sicherheitsberatung. Prüfen Sie alles Wichtige mit einer fachkundigen Person. Die Beiträge werden mit Hilfe von KI auf Englisch geschrieben, auf Grundlage dessen, wie unsere Werkzeuge tatsächlich arbeiten, und danach übersetzt. Über VelloDoc
