PDF/A کیا ہے، اور عدالتیں اسے کیوں مانگتی ہیں؟

PDF/A کیا ہے؟

PDF/A، PDF فارمیٹ کی ایک بندشوں والی قسم ہے جو اس لیے بنائی گئی کہ فائل دہائیوں بعد بھی صحیح کھلے۔ یہ فونٹس، رنگ اور لے آؤٹ کو باہر کی کسی چیز پر انحصار کے بجائے فائل کے اندر رکھتی ہے۔

• شامل فونٹس: صفحے پر استعمال ہونے والا ہر فونٹ فائل کے اندر محفوظ ہوتا ہے، اس لیے کسی دوسرے کمپیوٹر پر متن نہ کھسکتا ہے اور نہ خالی ڈبوں میں بدلتا ہے۔
• باہر کے لنک نہیں: PDF/A کسی اور جگہ رکھے فونٹس، کلر پروفائلز یا فائلوں کی طرف اشارہ نہیں کر سکتی۔ اسے جو کچھ چاہیے وہ فائل کے اندر ہی ہونا چاہیے۔
• نہ پاس ورڈ نہ اسکرپٹس: PDF/A میں انکرپشن، شامل آڈیو اور ویڈیو، اور JavaScript کی اجازت نہیں، کیونکہ یہ چیزیں بعد میں فائل کو ٹھیک سے کھلنے سے روک سکتی ہیں۔
• ایک ISO معیار: PDF/A کی تعریف ISO 19005 معیار میں کی گئی ہے، اس لیے آج کا PDF/A ریڈر، یا 30 سال بعد بننے والا ریڈر، اسے ایک ہی طرح کھولے گا۔

عدالتیں اور حکومتیں PDF/A کیوں مانگتی ہیں؟

کیونکہ عام PDF ایسے فونٹس یا سافٹ ویئر پر انحصار کر سکتی ہے جو شاید بعد میں موجود نہ ہوں، اور عدالتوں کو ایسی دستاویزات چاہئیں جو دہائیوں تک، بلکہ کبھی ہمیشہ کے لیے، پڑھی جا سکیں۔

• امریکی سپریم کورٹ کا ای فائلنگ سسٹم کہتا ہے کہ دستاویزات عام PDF کے بجائے PDF/A فائلوں کی صورت میں اپ لوڈ کی جائیں۔
• نیویارک کی عدالتیں ہر ای فائل کی گئی PDF کو قبول کرنے سے پہلے یہ تصدیق مانگتی ہیں کہ وہ PDF/A کے مطابق ہے۔
• اکتوبر 2024: امریکی وفاقی عدالتوں کے اپ گریڈ شدہ فائلنگ سسٹم نے PDF کی فارمیٹنگ پر زیادہ سخت جانچ شروع کی، جس سے فائل کرنے والے PDF/A کی طرف گئے۔
• جون 2024: امریکی نیشنل آرکائیوز کی ایک ڈیڈ لائن نے وفاقی اداروں کو مستقل ریکارڈ الیکٹرانک صورت میں بھیجنے کا پابند کیا، اور اسکین شدہ صفحات بھیجنے کا ایک منظور شدہ طریقہ PDF/A ہے۔

PDF/A-1a اور PDF/A-1b کا کیا مطلب ہے؟

یہ ایک ہی معیار کے دو لیول ہیں۔ PDF/A-1a ٹیگ شدہ ڈھانچا اور اصلی، تلاش کے قابل متن مانگتا ہے، جبکہ PDF/A-1b صرف صفحے کی شکل پکی کرتا ہے۔

• PDF/A-1a: سخت لیول۔ اس میں ٹیگ شدہ ڈھانچا اور ہر لفظ کے پیچھے اصلی متن کی تہہ ضروری ہے، تاکہ سرچ ٹولز اور اسکرین ریڈر اسے استعمال کر سکیں۔
• PDF/A-1b: بنیادی لیول۔ یہ صفحے کی شکل ہمیشہ کے لیے پکی کر دیتا ہے لیکن متن کی تہہ نہیں مانگتا، اس لیے یہ اس اسکین شدہ صفحے کے لیے ٹھیک ہے جو PDF OCR سے نہیں گزرا۔
• معیار کے بعد والے حصوں، PDF/A-2 اور PDF/A-3، میں تہوں اور منسلک فائلوں کی سہولت آئی، لیکن زیادہ تر عدالتیں اب بھی PDF/A-1a یا PDF/A-1b ہی مانگتی ہیں۔

PDF کو PDF/A میں کیسے بدلوں؟

اسے اس معیار کے لیے بنے کنورٹر سے گزاریں۔ PDF سے PDF/A فائل جانچتا ہے، فونٹس شامل کرتا ہے اور وہ سب ہٹا دیتا ہے جس کی PDF/A میں اجازت نہیں۔

• اصل فائل سے شروع کریں: اگر Word دستاویز ابھی آپ کے پاس ہے تو پہلے اسے Word سے PDF سے ایکسپورٹ کریں، پھر PDF/A والا مرحلہ کریں۔ دو بار کنورٹ کرنے کے مقابلے میں اس سے فارمیٹنگ زیادہ صاف رہتی ہے۔
• اسکین شدہ صفحات: اگر آپ کو زیادہ سخت PDF/A-1a لیول چاہیے تو پہلے PDF OCR چلائیں، کیونکہ اس لیول میں تصویر کے پیچھے اصلی، تلاش کے قابل متن ضروری ہے۔
• لاک شدہ فائلیں: PDF/A میں پاس ورڈ نہیں ہو سکتا، اس لیے فائل کنورٹ کرنے سے پہلے PDF ان لاک کریں سے پاس ورڈ ہٹا دیں۔

اگر فائل کنورٹ نہ ہو تو کیا کریں؟

عموماً PDF خراب ہوتی ہے، لاک ہوتی ہے، یا ایسا فونٹ استعمال کرتی ہے جسے کنورٹر شامل نہیں کر سکتا۔ پہلے یہ مسئلہ ٹھیک کریں، پھر PDF/A والا مرحلہ دوبارہ چلائیں۔

• خراب فائل: اگر کنورژن سرے سے ناکام ہو جائے تو پہلے PDF مرمت کریں چلائیں، کیونکہ ٹوٹا ہوا فائل ڈھانچا PDF/A کنورژن روک دیتا ہے۔
• پاس ورڈ سے محفوظ: PDF/A میں انکرپشن کی اجازت نہیں، اس لیے لاک شدہ فائل تب تک ناکام ہوتی رہے گی جب تک آپ PDF ان لاک کریں سے پاس ورڈ نہ ہٹا دیں۔
• غائب فونٹس: جو فونٹ کنورٹر شامل نہیں کر سکتا اس کی جگہ ملتا جلتا فونٹ آ سکتا ہے، جس سے فاصلے تھوڑے بدل سکتے ہیں۔ جمع کرانے سے پہلے نتیجہ دیکھ لیں۔

ٹولز آزمائیں

اپنی فائل پر آزما کر دیکھیں۔ ٹولز مفت ہیں اور اکاؤنٹ کی ضرورت نہیں۔