ما صيغة PDF/A، ولماذا تطلبها المحاكم؟

ما صيغة PDF/A؟

صيغة PDF/A نسخة مقيّدة من صيغة PDF، صُممت كي يظل الملف يُفتح بشكل صحيح بعد عقود. فهي تحفظ الخطوط والألوان والتخطيط داخل الملف بدل الاعتماد على أي شيء خارجه.

• الخطوط المضمّنة: كل خط تستخدمه الصفحة يُحفظ داخل الملف، فلا يتحرك النص ولا يتحول إلى مربعات فارغة على جهاز آخر.
• لا روابط خارجية: لا يمكن لملف PDF/A أن يشير إلى خطوط أو ملفات تعريف ألوان أو ملفات محفوظة في مكان آخر. كل ما يحتاجه يجب أن يكون داخل الملف نفسه.
• لا كلمات مرور ولا برامج نصية: تمنع PDF/A التشفير والصوت والفيديو المضمّنين وJavaScript، لأنها قد تمنع فتح الملف بشكل صحيح لاحقًا.
• معيار ISO: صيغة PDF/A محددة في المعيار ISO 19005، لذلك يجب أن يفتحها قارئ PDF/A اليوم، أو قارئ يُصنع بعد 30 عامًا، بالطريقة نفسها.

لماذا تطلب المحاكم والحكومات صيغة PDF/A؟

لأن ملف PDF العادي قد يعتمد على خطوط أو برامج قد لا تكون موجودة لاحقًا، والمحاكم تحتاج إلى مستندات تبقى قابلة للقراءة لعقود، وأحيانًا إلى الأبد.

• يطلب نظام الإيداع الإلكتروني في المحكمة العليا الأمريكية رفع المستندات بصيغة PDF/A، لا بصيغة PDF العادية.
• تشترط محاكم نيويورك أن يكون كل ملف PDF مودَع إلكترونيًا معتمدًا على أنه متوافق مع PDF/A قبل أن تقبله.
• أكتوبر 2024: بدأ نظام الإيداع المحدّث في المحاكم الفيدرالية الأمريكية تطبيق فحوص أكثر صرامة على تنسيق ملفات PDF، ما دفع المودِعين نحو PDF/A.
• يونيو 2024: ألزم موعد نهائي حدده الأرشيف الوطني الأمريكي الجهات الفيدرالية بإرسال السجلات الدائمة إلكترونيًا، وصيغة PDF/A إحدى الطرق المقبولة لتسليم الصفحات الممسوحة.

ماذا يعني PDF/A-1a وPDF/A-1b؟

هما مستويان من المعيار نفسه. يطلب PDF/A-1a بنية موسومة ونصًا حقيقيًا قابلًا للبحث، أما PDF/A-1b فيثبّت شكل الصفحة فقط.

• PDF/A-1a: المستوى الصارم. يحتاج إلى بنية موسومة وطبقة نص حقيقية خلف كل كلمة، كي تستطيع أدوات البحث وقارئات الشاشة استخدامه.
• PDF/A-1b: المستوى الأساسي. يثبّت شكل الصفحة إلى الأبد لكنه لا يشترط طبقة النص، لذلك يناسب صفحة ممسوحة لم تمر بخطوة OCR لملفات PDF.
• أضافت الأجزاء اللاحقة من المعيار، PDF/A-2 وPDF/A-3، دعم الطبقات والملفات المرفقة، لكن معظم المحاكم ما زالت تطلب PDF/A-1a أو PDF/A-1b.

كيف أحوّل ملف PDF إلى PDF/A؟

مرّره عبر محوّل مصمم لهذا المعيار. أداة تحويل PDF إلى PDF/A تفحص الملف وتضمّن الخطوط وتزيل كل ما لا تسمح به صيغة PDF/A.

• ابدأ من الملف الأصلي: إذا كان مستند Word ما زال لديك، فصدّره أولًا باستخدام تحويل Word إلى PDF، ثم نفّذ خطوة PDF/A. هكذا يبقى التنسيق أنظف من التحويل مرتين.
• الصفحات الممسوحة: شغّل OCR لملفات PDF أولًا إذا كنت تحتاج إلى المستوى الأكثر صرامة PDF/A-1a، لأنه يشترط نصًا حقيقيًا قابلًا للبحث خلف الصورة.
• الملفات المقفلة: لا يمكن أن يحتوي ملف PDF/A على كلمة مرور، فأزلها باستخدام إزالة حماية PDF قبل محاولة تحويل الملف.

ماذا لو رفض الملف التحويل؟

غالبًا يكون ملف PDF تالفًا أو مقفلًا أو يستخدم خطًا لا يستطيع المحوّل تضمينه. أصلح ذلك أولًا، ثم أعد خطوة PDF/A.

• ملف تالف: إذا فشل التحويل تمامًا، فشغّل إصلاح PDF أولًا، لأن بنية الملف المكسورة تمنع التحويل إلى PDF/A.
• محمي بكلمة مرور: لا تسمح صيغة PDF/A بالتشفير، لذلك سيفشل الملف المقفل دائمًا حتى تزيل كلمة المرور باستخدام إزالة حماية PDF.
• خطوط مفقودة: قد يُستبدل الخط الذي لا يستطيع المحوّل تضمينه بخط قريب منه، وقد يغيّر ذلك المسافات قليلًا. راجع النتيجة قبل إيداعها.

جرّب الأدوات

جرّبها على ملفك. الأدوات مجانية ولا تحتاج إلى حساب.