Réponse rapide
- Convertir Word en PDF perd rarement du texte, mais peut perdre de la mise en forme : les polices et les sauts de ligne se déplacent quand le fichier utilise des polices que le convertisseur n'a pas, comme Calibri ou Cambria.
- Word en PDF convertit avec LibreOffice, qui dessine chaque lettre lui-même et remplace par une police proche celle qu'il n'a pas installée.
- Les polices livrées seulement avec Microsoft Office se déplacent le plus. Les polices courantes comme Arial et Times New Roman gardent en général les mêmes sauts de ligne.
- Incorporer les polices dans Word avant de convertir, ou exporter le PDF directement depuis Word, garde la mise en page la plus proche de l'original.
La conversion de Word en PDF change-t-elle la mise en page ?
Convertir Word en PDF garde le texte et la mise en page proches de l'original, mais peut déplacer des sauts de ligne et de page quand le convertisseur doit remplacer une police. Le texte lui-même change presque jamais.
- Les polices causent la plupart des différences : sans la police exacte, le convertisseur en met une proche, et deux polices partagent rarement les mêmes largeurs de lettres.
- Les polices propres à Office se déplacent le plus : Calibri et Cambria viennent avec Microsoft Office, donc un serveur sans Office déplace souvent une ligne ou un saut de page.
- Les tableaux et les zones de texte sont les plus risqués : cellules fusionnées, zones de texte flottantes et images entourées de texte peuvent se déplacer même quand la police correspond exactement.
- Les paragraphes simples sont les plus sûrs : un document dans une police courante comme Arial ou Times New Roman garde en général ses sauts de ligne d'origine.
Pourquoi les polices changent-elles en convertissant Word en PDF ?
Les polices changent parce que le logiciel qui crée le PDF doit dessiner chaque lettre lui même, avec seulement les polices qu'il a installées. Il ne peut pas emprunter une police à votre ordinateur s'il ne l'a pas déjà.
- Comment fonctionne Word en PDF : il ouvre votre fichier DOC ou DOCX avec LibreOffice et exporte le résultat en PDF, comme le ferait LibreOffice Writer.
- Un remplacement adapté : si une police manque, LibreOffice en choisit une avec les mêmes largeurs de lettres, pour que les lignes se coupent à peu près au même endroit.
- Pas une copie parfaite : la police de remplacement a un aspect assez différent pour que titres, tableaux serrés et texte justifié bougent encore d'une ligne ou deux.
- Une marque visible : quand un PDF n'incorpore qu'une partie d'une police, le nom de la police reçoit un préfixe de 6 lettres, comme ABCDEF+Calibri. Cette règle fait toujours partie de la norme ISO 32000-2, qui définit le PDF aujourd'hui.
- Polices anciennes : Adobe a arrêté de laisser Acrobat créer de nouveaux PDF avec des polices Type 1 en janvier 2023, donc les très vieux documents construits avec ces polices rencontrent aujourd'hui plus souvent un remplacement.
- Les règles propres à chaque police : si une police n'a pas de licence pour être incorporée, aucun convertisseur ne peut le faire, pas même l'export PDF de Word lui même.
Comment garder la mise en forme en convertissant Word en PDF ?
Incorporer vos polices avant de convertir est le meilleur moyen de garder la mise en forme, car une police incorporée transporte ses propres formes de lettres dans le PDF.
- Activez d'abord l'incorporation : dans Word, ouvrez Fichier, puis Options, puis Enregistrement, et cochez "Incorporer les polices dans le fichier" avant d'enregistrer ou d'exporter.
- Gardez la police complète : laissez "N'incorporer que les caractères utilisés" décoché si vous pourriez modifier le texte plus tard, car une police partielle limite les modifications futures.
- Exportez depuis Word quand c'est le plus important : l'option Word "Qualité optimale pour l'impression" incorpore les polices en entier. "Taille minimale du fichier" n'en incorpore qu'une partie et peut remplacer des polices hors Office par Calibri.
- Utilisez Word en PDF pour la rapidité : c'est la voie la plus rapide pour la plupart des documents, et elle fonctionne bien avec des polices courantes comme Arial, Calibri ou Times New Roman.
- Vérifiez le résultat : ouvrez les propriétés du document du PDF et regardez la liste des polices. Chacune devrait indiquer "Incorporée" ou "Sous-ensemble incorporé", pas un nom de remplacement.
- Réduisez ensuite la taille : si incorporer la police complète agrandit le fichier, utilisez Compresser PDF sur le PDF terminé plutôt que de renoncer à l'incorporation.
Pourquoi Google Docs change-t-il plus les polices que Word ?
Google Docs change les polices plus souvent car il n'incorpore pas les polices dans les PDF qu'il exporte, donc chaque police dépend de ce que l'appareil du prochain lecteur possède déjà.
- Pas d'option d'incorporation : Docs n'a aucun réglage pour incorporer des polices, contrairement à la case "Incorporer les polices dans le fichier" de Word.
- Une voie plus sûre : téléchargez le document en DOCX, incorporez les polices dans Word, puis exportez ou convertissez ce fichier en PDF.
- Polices personnalisées et téléchargées : ce sont celles qui bougent le plus facilement, car le lecteur de PDF doit deviner un remplacement.
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Questions fréquentes
Puis je reconvertir un PDF en Word sans perdre la mise en page ?
Pas parfaitement. PDF en Word récupère le texte et presque toute la structure, mais un PDF ne garde aucune mémoire des styles ni des modèles. Certains espacements et choix de mise en page doivent être reconstruits à l'œil.
Pourquoi mes marges changent elles après avoir converti Word en PDF ?
Les marges ne changent presque jamais pendant la conversion elle même. Une marge déplacée signifie souvent que le format de page dans Word (Lettre ou A4) ne correspond pas à ce qu'attend le lecteur de PDF, donc vérifiez d'abord la mise en page.
Enregistrer en PDF supprime-t-il les modifications suivies et les commentaires ?
Cela dépend de comment le PDF a été créé, donc ne comptez pas sur ça. Acceptez ou refusez chaque modification suivie et supprimez les commentaires dans Word avant, puis convertissez, pour que le PDF ne montre que le texte final.
Est-ce sûr de convertir en PDF un fichier Word protégé par mot de passe ?
La plupart des convertisseurs, dont Word en PDF, ne peuvent pas du tout ouvrir un document verrouillé. Retirez le mot de passe dans Word d'abord, convertissez le fichier, puis protégez le nouveau PDF séparément si vous en avez encore besoin verrouillé.
Un PDF créé depuis Word a-t-il le même aspect sur tous les appareils ?
Oui, bien plus fiablement que le fichier Word lui même. Une fois le PDF créé, ses polices (si incorporées) et sa mise en page sont fixées, donc il a le même aspect sur un téléphone, un portable ou une imprimante partagée.
Sources
- Microsoft: Save or convert to PDF or XPS in Office Desktop apps support.microsoft.com
- Adobe: PDF fonts helpx.adobe.com
- Smallpdf: How to Convert Word to PDF with Embedded Fonts smallpdf.com
- iText: What are the extra characters in the font name of some PDFs? kb.itextpdf.com
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