كيف أحوّل ملف PDF إلى Excel بدون أن أخسر البيانات؟

لماذا يخلط تحويل PDF إلى Excel ترتيب الأعمدة؟

يحفظ ملف PDF مكان كل كلمة على الصفحة، لا الصف أو العمود الذي تنتمي إليه. على البرنامج أن يُخمّن شكل الجدول من ذلك التنسيق.

• لا بنية جدول: على عكس جدول البيانات الحقيقي، لا تعرف صفحة PDF شيئا عن الصفوف والأعمدة إلا إذا بُنيت من محتوى موسوم ويمكن الوصول إليه، وهذا نادر.
• بصري لا منطقي: يرى برنامج التحويل نصا موضوعا عند إحداثيات على الصفحة، وعليه أن يعمل بشكل عكسي ليعرف أي القطع تنتمي إلى الصف نفسه.
• المسافات الضيقة تسبب دمجا: إذا كان عمودان متقاربين جدا، فبرنامج يقسّم عند الفراغ الأبيض قد يقرأهما كعمود واحد.
• النص الممتد على أكثر من سطر يسبب تقسيما: خلية واحدة فيها سطران من النص قد تخرج كصفين منفصلين بدل صف واحد.

أي نوع من جداول PDF يتحول بشكل سيء؟

الجداول التي فيها خلايا عناوين مدمجة، أو نص على أكثر من سطر، أو تلك القادمة من صفحة ممسوحة تسبب أكثر المشاكل، لأن برنامج التحويل يملك أقل المعلومات للاعتماد عليها.

• العناوين المدمجة: عنوان يمتد على عمودين غالبا ينتهي مرتبطا بعمود واحد فقط بعد التحويل.
• الخلايا متعددة السطور: عنوان أو اسم منتج طويل ممتد على سطرين قد ينتهي في الصف الخطأ تماما.
• الصفحات الممسوحة: الصفحة الممسوحة لا تحتوي نصا أصلا، بل صورة فقط، فيحتاج برنامج التحويل إلى OCR لملفات PDF ليستطيع قراءة الأرقام أصلا قبل أن يضعها في مكانها.
• تباعد ضيق بين الأعمدة: كشوف الحسابات والفواتير غالبا تضع الأعمدة متقاربة جدا، وهو المكان الذي يفشل فيه التخمين البصري أكثر.

كيف أحوّل ملف PDF إلى Excel بدون أن أخسر البيانات؟

ابدأ بملف PDF قائم على النص إن أمكن، واختر برنامج تحويل يقسّم عند مسافات حقيقية، وتحقق من النتيجة قبل أن تثق بالأرقام.

• استخدم تحويل PDF إلى Excel أولا على ملف PDF قائم على النص: فهو يقسّم الأسطر إلى أعمدة في كل مكان تكون فيه المسافة بين الكلمات واسعة، وهذا يطابق شكل أغلب الجداول.
• مرّر الصفحة الممسوحة على OCR أولا: OCR لملفات PDF يحوّل الصورة إلى نص حقيقي، حتى يكون هناك شيء يمكن لبرنامج التحويل تقسيمه إلى أعمدة.
• تحقق من الخلايا المدمجة أو المقسّمة: تصفح الجدول وصحّح أي صف ينقصه قيمة أو فيه قيمتان ملتصقتان.
• قارن عدد الصفوف: إذا كان جدول PDF يحتوي 40 صفا والجدول في إكسل فيه 38 أو 42، فمعنى ذلك أن سطرا ممتدا دُمج أو انقسم في مكان ما، فابحث هناك أولا.
• احتفظ بالأصل إن توفر لديك: إذا كان الجدول في الأصل جدول بيانات، اطلب ذلك الملف بدل تحويل نسخة PDF منه.

هل يستطيع إكسل نفسه فتح جدول مباشرة من ملف PDF؟

نعم. ميزة إكسل الخاصة بجلب البيانات من PDF تستطيع قراءة الجداول مباشرة، كبديل عن برنامج تحويل مستقل.

• مكانها: من تبويب البيانات، اختر الحصول على البيانات، ثم من ملف، ثم من PDF، واختر الملف.
• ما تحصل عليه: نافذة المستعرض تسرد كل جدول وجده إكسل داخل ملف PDF، لتحمّل فقط الجدول الذي تحتاجه.
• خطوة تحضير: تذكر صفحة دعم مايكروسوفت نفسها أن موصّل PDF يحتاج تثبيت .NET Framework بإصدار 4.5 أو أحدث حتى يعمل.
• يبقى تخمينا: موصّل إكسل يقرأ نفس التنسيق البصري الذي يقرأه برنامج تحويل مستقل، فقد يصادف نفس مشاكل الخلايا المدمجة أو المقسّمة في جدول صعب.

لماذا تتحول بعض جداول PDF بشكل مثالي وأخرى لا؟

يعود الفرق عادة إلى مدى انتظام المسافة بين الأعمدة وما إذا كان في ملف PDF نص حقيقي يمكن قراءته.

• التباعد المنتظم يكسب: جدول بسيط بمسافات واضحة وثابتة بين الأعمدة يتحول بشكل نظيف في أغلب الأحيان.
• النص الحقيقي يتفوق على الصورة: ملف PDF المصنوع من جدول بيانات أو من برنامج معالجة نصوص يملك مسبقا نصا قابلا للتحديد بالترتيب الصحيح، وهذا يعطي برنامج التحويل بداية جيدة.
• التنسيقات المعقدة تفقد: الجداول التي فيها عناوين متداخلة، أو ملاحظات داخل الخلايا، أو أرقام تمتد إلى سطر ثانٍ، تُحيّر أي تخمين قائم على التنسيق.
• يستحق تحويل PDF إلى Word التجربة أيضا، لأن كشف الجداول في Word يتعامل أحيانا بشكل أفضل مع تنسيق غريب التباعد قد يقرأه برنامج تحويل جداول البيانات بشكل خاطئ.

جرّب الأدوات

جرّبها على ملفك. الأدوات مجانية ولا تحتاج إلى حساب.