Comment convertir un PDF en Excel sans perdre de données ?

Pourquoi convertir un PDF en Excel brouille les colonnes ?

Un PDF garde où se trouve chaque mot sur la page, pas à quelle ligne ou colonne il appartient. Le convertisseur doit deviner la forme du tableau à partir de cette mise en page.

• Aucune structure de tableau : contrairement à une vraie feuille de calcul, une page PDF n'a aucune notion de lignes et de colonnes, sauf si elle a été créée à partir d'un contenu balisé et accessible, ce qui est rare.
• Visuel, pas logique : un convertisseur voit du texte placé à des coordonnées sur une page, et doit remonter pour deviner quelles parties vont dans la même ligne.
• Des espaces étroits causent des fusions : si deux colonnes sont très proches, un convertisseur qui sépare sur les espaces blancs peut les lire comme une seule colonne.
• Le texte sur plusieurs lignes cause des coupures : une seule cellule avec deux lignes de texte peut ressortir comme deux lignes séparées au lieu d'une.

Quels types de tableaux PDF se convertissent mal ?

Les tableaux avec des cellules d'en tête fusionnées, du texte sur plusieurs lignes, ou venant d'une page scannée, posent le plus de problèmes, car le convertisseur a le moins d'indices.

• En têtes fusionnés : un titre qui s'étend sur deux colonnes finit souvent rattaché à une seule des deux après la conversion.
• Cellules sur plusieurs lignes : une adresse ou un long nom de produit coupé sur deux lignes peut se retrouver entièrement dans la mauvaise ligne.
• Pages scannées : un scan n'a aucun texte, juste une image, donc le convertisseur a besoin d'OCR PDF pour pouvoir lire les chiffres avant même de les placer.
• Colonnes très rapprochées : les relevés et les factures serrent souvent les colonnes, exactement là où la supposition visuelle échoue le plus.

Comment convertir un PDF en Excel sans perdre de données ?

Partez d'un PDF basé sur du texte si possible, choisissez un convertisseur qui sépare sur de vrais espaces, et vérifiez le résultat avant de faire confiance aux chiffres.

• Utilisez d'abord PDF en Excel sur un PDF basé sur du texte : il sépare les lignes en colonnes partout où l'espace entre les mots est large, ce qui correspond à la façon dont la plupart des tableaux sont construits.
• Passez d'abord un scan par l'OCR : OCR PDF transforme l'image en texte réel, pour qu'il y ait quelque chose à séparer en colonnes.
• Vérifiez les cellules fusionnées ou coupées : parcourez la feuille et corrigez toute ligne à laquelle il manque une valeur ou qui a deux valeurs collées ensemble.
• Comparez le nombre de lignes : si le tableau du PDF a 40 lignes et la feuille en a 38 ou 42, une ligne coupée a été fusionnée ou séparée quelque part, regardez d'abord là.
• Gardez l'original si vous l'avez : si le tableau venait au départ d'une feuille de calcul, demandez ce fichier plutôt que de convertir une copie PDF.

Excel peut-il lui-même ouvrir un tableau directement depuis un PDF ?

Oui. La fonction propre d'Excel pour obtenir des données depuis un PDF peut lire des tableaux directement, comme alternative à un convertisseur séparé.

• Où la trouver : dans l'onglet Données, choisissez Obtenir des données, puis À partir d'un fichier, puis À partir d'un PDF, et sélectionnez le fichier.
• Ce que vous obtenez : une fenêtre Navigateur liste chaque tableau que Excel a trouvé dans le PDF, pour que vous puissiez charger seulement celui qu'il vous faut.
• Une étape de configuration : la page de support de Microsoft elle même indique que le connecteur PDF a besoin de .NET Framework 4.5 ou plus récent installé pour fonctionner.
• Toujours une supposition : le connecteur d'Excel lit la même mise en page visuelle qu'un convertisseur à part, donc il peut rencontrer les mêmes cellules fusionnées ou coupées sur un tableau difficile.

Pourquoi certains tableaux PDF se convertissent parfaitement et d'autres pas ?

La différence tient en général à la régularité de l'espacement des colonnes et au fait que le PDF ait ou non du vrai texte à lire.

• Un espacement régulier gagne : un tableau simple avec des espaces clairs et constants entre les colonnes se convertit proprement presque toujours.
• Du vrai texte gagne sur une image : un PDF créé depuis une feuille de calcul ou un traitement de texte a déjà du texte sélectionnable dans le bon ordre, ce qui donne au convertisseur un bon point de départ.
• Les mises en page complexes perdent : les tableaux avec des en têtes imbriqués, des notes dans les cellules, ou des chiffres qui passent sur une deuxième ligne, perturbent toute supposition basée sur la mise en page.
• PDF en Word vaut aussi le coup d'être essayé, car la détection de tableaux de Word gère parfois une mise en page aux espaces inhabituels qu'un convertisseur de feuille de calcul lit mal.

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