Excel، PDF کے طور پر محفوظ کرتے وقت کالم کیوں کاٹ دیتا ہے؟

ایکسل PDF میں کالم کیوں کاٹ دیتا ہے؟

ایکسل PDF میں کالم اس وقت کاٹ دیتا ہے جب صفحے کی پرنٹ ایبل چوڑائی آپ کے ڈیٹا سے کم ہو، عام طور پر چوڑے مارجنز، پورٹریٹ اورینٹیشن، کسی زیادہ چوڑے کالم یا غلط پرنٹ ایریا کی وجہ سے۔

• پرنٹ ایریا نہ ہونا: کوئی ایریا سیٹ نہ ہونے پر ایکسل خود اندازہ لگاتا ہے کہ کون سے سیلز پرنٹ کرنے ہیں، اور دائیں طرف کے کالم چھوڑ سکتا ہے۔
• پورٹریٹ اورینٹیشن: چوڑی شیٹ شاذ و نادر ہی تنگ پورٹریٹ صفحے میں سما پاتی ہے، اس لیے باقی کالم دوسرے صفحے پر چلے جاتے ہیں یا غائب ہو جاتے ہیں۔
• چوڑے مارجنز: ہر طرف تقریباً 2.5 سینٹی میٹر (ایک انچ) کے ڈیفالٹ مارجنز آپ کے ڈیٹا شروع ہونے سے پہلے ہی قابل استعمال چوڑائی کھا جاتے ہیں۔
• ایک بہت چوڑا کالم: ضرورت سے کہیں زیادہ چوڑا کیا گیا ایک ہی کالم اس کے بعد کے سب کالموں کو صفحے سے باہر دھکیل سکتا ہے۔

میں ایکسل کو کالم کاٹنے سے کیسے روکوں؟

Scale to Fit کی Width کو 1 پیج اور Height کو Automatic پر سیٹ کرنے سے سب کالم صفحے پر رہتے ہیں، اور لینڈ سکیپ اورینٹیشن چوڑی شیٹ کو زیادہ جگہ دیتی ہے۔

• Page Layout ٹیب: Scale to Fit کھولیں اور Width کو 1 پیج پر سیٹ کریں، Height کو Automatic پر رہنے دیں تاکہ قطاریں مزید صفحات پر پھیلتی رہیں۔
• لینڈ سکیپ اورینٹیشن: Page Setup میں لینڈ سکیپ پر جائیں تاکہ چوڑے ٹیبل کو سکیڑنے سے پہلے زیادہ جگہ ملے۔
• پرنٹ ایریا سیٹ کریں: صرف ضرورت کے سیلز منتخب کریں، پھر Page Layout میں Print Area استعمال کریں، تاکہ ایکسل کو اندازہ نہ لگانا پڑے۔
• بڑا کاغذ: Letter سے A3 جیسے بڑے سائز پر جانے سے متن کو زیادہ سکیڑے بغیر زیادہ کالم سما سکتے ہیں۔
• سیٹنگز نظر انداز کریں: Excel سے PDF شیٹ کو خود ترتیب دیتا ہے اور ایک ہی مرحلے میں پیج سائز اور اورینٹیشن منتخب کرنے دیتا ہے۔

میری مختصر رپورٹ درجنوں اضافی صفحات میں کیوں بدل جاتی ہے؟

مختصر رپورٹ اضافی صفحات میں اس وقت بدل جاتی ہے جب ایکسل کی استعمال شدہ رینج آپ کے نظر آنے والے ڈیٹا سے کہیں آگے چلی جاتی ہے، اور وہ خالی قطاروں اور کالموں کو بھی الگ صفحات کے طور پر پرنٹ کر دیتا ہے۔

• اپنے ڈیٹا کا حقیقی اختتام چیک کریں: Ctrl+End دبا کر اس سیل پر جائیں جسے ایکسل آخری استعمال شدہ سیل سمجھتا ہے۔ اگر یہ آپ کے ٹیبل سے بہت آگے ہو، تو یہی خالی جگہ پرنٹ ہو رہی ہے۔
• نومبر 2022 میں Adobe Community کا ایک حقیقی واقعہ: ایک صارف کی سرٹیفکیٹ فائل عام طور پر 25 سے 30 صفحات کی ہوتی تھی، مگر 50 سے 150 صفحات پر ایکسپورٹ ہوئی جو خالی جگہ سے بھری تھیں۔
• استعمال شدہ رینج دوبارہ سیٹ کریں: غیر استعمال شدہ قطاروں اور کالموں کو صرف خالی کرنے کے بجائے ڈیلیٹ کریں، کیونکہ مواد خالی کرنے سے وہ رینج ہمیشہ کم نہیں ہوتی جسے ایکسل پرنٹ کرنا ضروری سمجھتا ہے۔
• اگر آپ ایکسل کے اپنے Save as PDF کے بجائے Adobe کے PDF ایڈ آن سے کنورٹ کر رہے ہیں تو اس کا Fit to page width آپشن بھی آن کریں۔

PDF میں بدلتے وقت چارٹس، تصاویر یا بارڈرز اپنی جگہ بدلتے ہیں؟

چارٹس اور تصاویر PDF میں اپنی جگہ بدل سکتے ہیں اگر وہ نیچے کے سیلز کے ساتھ حرکت یا سائز بدلنے کے لیے سیٹ ہوں، جبکہ رنگ، بارڈرز اور فونٹس بالکل ویسے ہی رہتے ہیں۔

• چارٹ کی جگہ طے کریں: چارٹ پر رائٹ کلک کریں، Format Chart Area کھولیں، پھر Size and Properties، اور اسے سیلز کے ساتھ حرکت یا سائز نہ بدلنے پر سیٹ کریں۔
• رنگ اور بارڈرز اپنی جگہ رہتے ہیں: PDF شیٹ کے پرنٹ ہونے کے انداز کا ایک سنیپ شاٹ ہے، زندہ ورک شیٹ کا نہیں، اس لیے سیل شیڈنگ، فونٹس اور بارڈرز بالکل ویسے نظر آتے ہیں جیسے ایکسل میں ہیں۔
• پہلے پیش منظر دیکھیں: Page Break Preview پر جائیں، یا File پھر Print استعمال کریں، تاکہ محفوظ کرنے سے پہلے ہی دقیق لے آؤٹ نظر آئے اور اس کے بعد کچھ نہ ہلے۔

ٹولز آزمائیں

اپنی فائل پر آزما کر دیکھیں۔ ٹولز مفت ہیں اور اکاؤنٹ کی ضرورت نہیں۔